Strategy of Information Integration

  Kemajuan dalam era teknologi, informasi dan globalisasi menjadi tuntutan bagi beberapa kalangan untuk kesempurnaan  yang terbaik bagi pengusaha maupun perusahaan.  Tahap untuk melakukan kesempurnaan dalam perusahan dapat dilakukan salah satunya melakukan strategy of information integration  yaitu sistem informasi informasi integrasi, merupakan sistem informasi yang digunakan untuk menangani maslah - masalah strategi dalam organisasi. Sistem ini sangat bermanfaat untuk mendukung operasi dan proses - proses manajemen yang menyediakan jasa, produk untuk menuju ke keunggulan yang kompetitf.

Tahap I: Eksploitasi Kapabilitas Lokal

Pada tahap ini, kita melakukan pengembangan maksimal terhadap kapabilitas sistem informasi masing-masing organisasi. Tujuannya adalah untuk memahami secara sungguh-sungguh batasan maksimal kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan kebutuhan manajemen strategis dan operasional organisasi yang bersangkutan – baik dilihat dari segi keunggulannya maupun keterbatasannya. 

Tahap II: Melakukan Soft Integration

Setiap kerjasama atau kolaborasi dua atau lebih organisasi kerap mendatangkan kebutuhan baru. Dan ketika kebutuhan bersama ini muncul, seringkali tidak dapat dipenuhi oleh sebuah sistem informasi yang dimiliki salah satu anggota konsorsium. Karena Tahap I yaitu kajian kapabilitas sudah dilakukan, tidak akan ada satu organisasi pun yang berani ”berbohong” bahwa hanya sistem informasinyalah yang dapat menyediakan kebutuhan kerjasama konsorsium.

Pada saat kebutuhan baru ini berhasil didefinisikan secara jelas, masing-masing organisasi melalui CIO-nya (CIO = Chief Information Officer) – atau personal dengan otoritas tertinggi di bidang sistem informasi – berkumpul dan berdiskusi bersama untuk mencari jalan keluar pemenuhan kebutuhan yang ada. Secara tidak langsung, dalam proses ini, cetak biru arsitektur masing-masing sistem informasi dapat mulai saling diperkenalkan dan dipertukarkan.

Jika hal ini berhasil dilakukan, maka tahap yang tersulit dalam integrasi, yaitu duduk bersama untuk memikirkan kepentingan yang lebih besar berhasil dilalui. Pada saat inilah sebenarnya hakekat ”integrasi” telah dilakukan. Secara teknis yang biasa dihasilkan adalah ide-ide solusi dalam bentuk penambahan sejumlah entitas atau komponen sebagai jembatan antara satu sistem dan sistem lainnya tanpa harus merusak masingmasing sistem informasi yang telah dianggap baik bekerja oleh setiap organisasi yang ada.

Tahap III: Membagi Sumber Daya Organisasi

Ketika skenario pada tahap kedua telah berjalan dengan baik, langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi seberapa efisien dan optimum solusi tersebut berhasil dibangun terutama dalam kaitannya dengan pemanfaatan beraneka ragam sumber daya organisasi.

Membagi kepada masing – masing orang yang memiliki kemampuan atau skill, agar taip orang mengetahui tiap – tiap tugasnya.

Tahap IV: Mendesain Ulang Arsitektur Organisasi

Ketika konsorsium organisasi tersebut harus berurusan dengan pemenuhan kebutuhan pemilik kepentingan eksternal, seperti misalnya pelanggan atau publik, maka proses yang cepat, berkualitas, dan murah adalah yang menjadi dambaan mereka. Hal tersebut tidaklah mungkin terjadi jika secara lintas organisasi tidak dilakukan aktivitas redesain proses.

Tujuan mendesain ulang Arsitektur organisasi yaitu agar jelas stuktur organisasi perusahaan, agar tidak melenceng dari rencana. Disisi lain melakukan mendesain aristektur organisasi agar terjadi perubahan yang lebih baik di dalam kepengurusan.

Tahap V: Optimalkan Infrastruktur

Rancangan beraneka ragam proses baru yang dihasilkan pada tahap sebelumnya tidaklah akan berjalan secara efektif, efisien, optimal, dan terkontrol dengan baik apabila secara fundamental tidak dilakukan penyesuaian terhadap infrastruktur organisasi yang ada.

Proses optimalisasi bertujuan untuk memenuhi kebutuhan organisasi dengan batasan tetap dijaganya kinerja masing-masing sistem informasi untuk melayani organisasi yang ada secara vertikal.

Keluaran dari tahap optimaliasi ini adalah sebuah sistem informasi terpadu yang dapat bekerja secara efektif melayani kepentingan vertikal maupun horisontal. Dan tentu saja yang tidak kalah pentingnya, yaitu semakin eratnya relasi antar organisasi yang berkolaborasi setelah melewati sejumlah tahap sebelumnya.

Tahap VI: Transformasi Organisasi

Tahap terakhir yang akan dicapai sejalan dengan semakin eratnya hubungan antar organisasi adalah transformasi masing-masing organisasi. Transformasi yang dimaksud pada dasarnya merupakan akibat dari dinamika kebutuhan lingkungan eksternal organisasi yang memaksanya untuk menciptakan sebuah sistem organisasi yang adaptif terhadap perubahan apapun.

Sejumlah hal baru akan tumbuh menggantikan sesuatu yang telah lama dianut, misalnya:

• Transformasi dari organisasi berbasis struktur dan fungsi menjadi organisasi berbasis proses;
• Transformasi dari organisasi berbasis sumber daya fisik menjadi organisasi berbasis pengetahuan;
• Transformasi dari organisasi berbasis kebutuhan pemilik kepentingan internal
• menjadi organisasi berbasis kebutuhan pemilik kepentingan eksternal; dan lain-lain.

Tahapan Setelah Integrasi

Dari tahap-tahap yang telah dibahas, terlihat bahwa proses integrasi merupakan sebuah strategi transisi yang terjadi secara alami, bukan dipaksakan oleh satu atau dua kubu kepentingan tertentu. Dalam prakteknya, rangakaian tahapan tersebut akan berlangsung membentuk siklus hidup yang tidak berkesudahan, sejalan dengan keinginan setiap organisasi untuk selalu memperbaiki kinerjanya dari waktu ke waktu.

refrensi :

http://wenythepooh.wordpress.com/2010/11/01/memahami-sii-strategy-of-information-integration/